Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013.
INTRODUCCIÓN
AGROTÉCNICO J.O S.A.S es una compañía comprometida con los valores de
respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad,
integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en
la garantía de los derechos fundamentales. Por medio de la presente elaboración
y propuesta, pretende dar cumplimiento a la ley 1266 de 2008 y a la ley 1581 de
2012, reglamentada por el decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca
la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el
cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por
parte del titular de los datos personales.
En los literales d) y e) del Artículo 3 de la ley 1581 de 2012, se hace mención del
encargado y responsable del tratamiento, cumpliendo la compañía con estas dos
cualidades de manera simultánea y en muchas de las bases de datos que se
manejan, se responsabiliza de toda información sobre datos personales y se
obliga a custodiarlos en la forma establecida en la dicha ley.
Las tecnologías actuales deben permitir a las Empresas y/o Entidades la gestión,
explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que se utiliza
para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, únicamente para
los fines en que se vincula y por esta razón la sociedad tendrá como objeto
principal las siguientes actividades relacionadas con su objeto social:
El comercio al por mayor de maquinaria y equipos agropecuarios, sus partes,
piezas y accesorios, como: arados, sembradoras, cosechadoras, trilladoras,
máquinas de ordeñar, máquinas utilizadas en avicultura y apicultura, y tractores
utilizados en actividades agropecuarias y silvícolas. El comercio al por mayor de
segadoras de césped de todo tipo y de sus partes, piezas y accesorios.
El comercio de remolques y semirremolques de carga o descarga automática para
usos agrícolas y el comercio de sus partes, piezas y accesorios. El mantenimiento
y reparación (incluida soldadura) especializado, realizado a cambio de una
retribución o por contrata, de: maquinaria y equipo de uso industrial o comercial;
maquinaria con cuchillas y sierras (incluido el afilado e instalación de las cuchillas
y sierras); motores (excepto los de los vehículos automotores, ejemplo: motores
de buques o locomotoras); turbinas para la generación de energía y calor, bombas
y equipo hidráulico o conexo, de propulsión de fluidos; reparación y mantenimiento
de válvulas, compresores y grifos; cojinetes, engranajes, trenes de engranajes y
elementos de transmisión; equipo de elevación y manipulación de uso industrial;
hornos de procesamiento industrial; equipo de refrigeración y
de purificación de aire; maquinaria de uso general;
herramientas de mano con motor incorporado; máquinas herramienta y accesorios
para cortar y formar metales; otras máquinas herramienta; hornos, hogares y
quemadores industriales; tractores agrícolas; maquinaria agrícola, silvícola y para
la explotación y tratamiento de la madera; maquinaria para la metalurgia;
maquinaria para la minería, la construcción y para los campos petrolíferos y de
gas; maquinaria procesadora de alimentos, bebidas y tabaco; maquinaria para la
producción de textiles, cuero y confecciones; maquinaria para la elaboración de
papel y cartón; maquinaria para otros usos especiales (por ejemplo máquinas para
procesamiento de caucho o de plástico); equipo de básculas; máquinas
expendedoras, (por ejemplo: de mercancías, de alimentos, etc.); cajas
registradoras; máquinas fotocopiadoras; calculadoras, electrónicas o no; máquinas
de escribir; máquinas no eléctricas para soldadura, equipo de calefacción
eléctrica, de montaje permanente, para ambientes y piscinas (no portátil), entre
otros.
El comercio al por mayor de abonos, plaguicidas y otros productos químicos
de uso agropecuario, productos químicos orgánicos e inorgánicos básicos,
extractos tintóricos y curtientes, materiales colorantes, plástico incluso el plástico
celular (espuma) y caucho en formas primarias, oxígeno en pimpinas para uso
industrial y humano, etc.
El comercio al por mayor de sustancias químicas de uso
industrial como: anilina, tinta de imprenta, aceites esenciales, gases industriales,
colas químicas (pegamentos), colorantes, resinas sintéticas, metanol, parafina,
aromas y aromatizantes, bicarbonato sódico, sal industrial, ácidos y azufres,
derivados del almidón, entre otros. La sociedad podrá exportar e importar. Con el
fin de lograr el cabal cumplimiento de su objeto social, la Sociedad podrá también
adquirir los bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales cuya
adquisición sea necesaria o conveniente, a juicio de la Junta Directiva, para
realizar dicho objeto; celebrar el contrato de cuenta corriente con toda clase de
personas; dar en garantía sus muebles o inmuebles; promover la organización y
constitución de Sociedades, Asociaciones o Empresas que tengan fines iguales o
semejantes a los que la Sociedad persigue, o que puedan favorecer o desarrollar
sus actividades o la de las Compañías en que ella tenga interés, o que tiendan a
procurar clientela o a mejorarla o a facilitar en cualquier forma sus negocios, así
como vincularse a Sociedades ya existentes mediante adquisición de acciones o
derechos en ellas, buscando al efecto los mismos propósitos a que se hizo alusión
antes, participar en licitaciones o cualquier tipo de contratación pública o privada,
enajenar, girar, aceptar, endosar, asegurar y cobrar cualesquiera títulos valores,
acciones, bonos y papeles de inversión; participar en proyectos de construcción o
ejecución de cualquier obra civil y, en general, celebrar actos o contratos civiles,
comerciales, industriales y financieros. En general, ejecutar todos los actos y
celebrar todos los contratos, sean de carácter principal, accesorio, preparatorio o
complementario, que directamente se relacionan con los negocios o actividades
que constituyen el objeto social, de acuerdo con la extensión y comprensión
determinadas en los estatutos y en el presente, y realizar todos aquellos actos que
tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir las obligaciones, legal o
convencionalmente derivados de la existencia y de las actividades desarrolladas
por la Compañía.
La sociedad podrá participar domo socia en sociedades cuyo objeto social fuere
igual, similar, conexo o complementario de las actividades indicadas en su objeto
social.
Por lo tanto, el objeto de este Manual es consagrar las políticas internas que
habrán de fijarse en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y que, por nuestra
condición de responsables del tratamiento de datos personales, debemos
instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones
contempladas en la ley. El manual incluye los aspectos básicos de índole
normativa, anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la
autorización.
FINALIDAD
AGROTÉCNICO J.O S.A.S a través de la presente política formaliza el tratamiento
de datos personales aplicable a las actividades con usuarios, clientes,
proveedores, empleados, accionistas y en general, toda persona natural titular de
los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos, para
el cumplimiento del objeto social de la empresa y específicamente para:
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y
relaciones comerciales celebradas.
Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas
con las Tiendas AGROTÉCNICO J.O S.A.S, comercio electrónico y ventas
a través de ventas a distancia.
Proveer información sobre nuestros productos y servicios
Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás
documentos como soporte de una transacción.
Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido
por el Titular.
Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el
Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la
calidad del servicio prestado.
Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a
nuestros proveedores, clientes, empleados y terceros
Llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter
comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro
objeto social;
Programas de fidelización y actualización de datos de clientes,
proveedores, empleado y terceros;
Informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios.
Atención del trámite de garantías y devolución de productos
Enviar estados de cuenta de cartera
Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios
ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas
de satisfacción.
Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de
satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones,
control y habilitación de medios de pago
Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios,
concursos y eventos especiales propios del objeto social de
AGROTÉCNICO J.O S.A.S que puedan resultar atractivos o beneficiosos
para sus clientes.
La ejecución de procesos y procedimientos contables.
Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos.
La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles
de los titulares de Información personal.
El cumplimiento de obligaciones legales por parte de AGROTÉCNICO J.O
S.A.S entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias
controladas; la interposición de denuncias en calidad de víctima; la
reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al
Consumidor; la celebración de contratos de transacción para precaver
litigios, entre otros.
Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada
por los Clientes
AGROTÉCNICO J.O S.A.S podrá obtener imágenes de las cámaras de seguridad
o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus clientes, proveedores,
empleados y otros terceros, y administrarlos con el fin de validar su identidad en el
manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la sociedad.
Los datos suministrados por los Empleados y/o prestadores de servicios de la
compañía, tendrán como finalidad adelantar el proceso de selección para la
contratación interna, así mismo se accederá a su historia clínica ocupacional para
dar cumplimiento al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Estos datos
podrán ser utilizados por la compañía durante la relación laboral o de prestación
de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios; con la
finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, vinculados por medio de
cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes
procesos de bienestar y planes de beneficios. De igual forma, los datos personales
de los empleados, prestadores de servicio, clientes, usuarios, directivos o
vinculados en general, serán usados por la compañía con el fin de adelantar
adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de crédito y dar
cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero, así
mismo podrá AGROTÉCNICO J.O S.A.S obtener los datos personales de sus
empleados y prestadores de servicios para efectos de suministrar referencias
laborales o de prestación, afiliación o vinculación estratégica, tanto de ellos como
de sus familiares, la compañía podrá entregar los datos personales de sus
empleados y prestadores de servicio vinculados laboralmente, por prestación o por
alianza utilizada en los diferentes contratos y convenios a entidades radicadas en
Colombia o en el exterior siempre y cuando sean empresas o entidades con las
que AGROTÉCNICO J.O S.A.S se relacione por vínculos de participación
accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos
personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de
beneficios y planes de bienestar o selección, tercerización del archivo físico o
digital o en general propuestas de valor adicionales a las que AGROTÉCNICO J.O
S.A.S no está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como
finalidad facilitar el desarrollo del empleado y la administración de la información
de la compañía, mediante la tercerización de sus procesos.
En general obtendrá y manejará los datos personales suministrados a él por sus
clientes, afiliados, prestadores, empleados, directivos, usuarios y en general
cualquier persona natural del que se tengan datos personales, para las finalidades
consecuencia del desarrollo de su objeto social.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S podrá tratar los datos personales que le suministren
sus clientes, proveedores y otros terceros con las finalidades de: (i) verificar el
cumplimiento de las políticas de la entidad en materia de selección y contratación
de proveedores; (ii) verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones; (iii)
satisfacer los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca o se
proyecta establecer; (iv) suministrar u obtener referencias comerciales y/o
financieras; (v) administrar y operar el producto o servicio contratado, lo cual
comprende, entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las operaciones
que se desarrollen durante la vigencia de cualquier relación jurídica, así como
todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o liquidación de la
misma; (vi) documentar la relación existente y verificar la ejecución y cumplimiento
del contrato respectivo; (vii) verificar y confirmar la identidad y contacto; (viii)
remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que
AGROTÉCNICO J.O S.A.S presta en desarrollo de su objeto social; (ix) adoptar
medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas; y (x) entregar los datos
personales de sus clientes empleados, prestadores, asociados, proveedores y
terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, públicas o privadas,
siempre y cuando sean empresas o entidades con las que la compañía se
relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u
operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración,
diseño e implementación de ofertas de productos o servicios, o en general
propuestas de valor adicionales a las que AGROTÉCNICO J.O S.A.S no está en
capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el
desarrollo de su objeto social mediante la tercerización de sus procesos, tales
como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software,
contacto de clientes, empleados, proveedores, asociados, prestadores, personas
con las que tenga vínculos de convenios y contratos, investigación de mercados,
elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales,
sociales, de mercadeo, estudios de impacto social, establecimiento de nuevos
canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
De igual forma, los datos personales de clientes, empleados, prestadores de
servicio, proveedores, personas naturales con quienes se tenga alianzas
establecidas en contratos y/o convenios, operados, distribuidores, terceros y en
general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen
registrados en las bases de datos serán usados por AGROTÉCNICO J.O S.A.S
con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos en ejecución de la
prestación de sus servicios dirigidos a la comunidad y dar cumplimiento de esta
forma al presente manual y a la ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y
sus decretos reglamentarios.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños,
niñas y adolescentes
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y
adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, o se obtenga
autorización de su representante.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S actuará con la mayor diligencia y cuidado en el
tratamiento de la información de los niños, niñas y adolescentes en el caso de
obtener el dato para regulación y registro en temas de vinculación a la seguridad
social y cajas de compensación solicitadas por sus padres en calidad de
empleados de AGROTÉCNICO J.O S.A.S. Es tarea del Estado y de las entidades
educativas de todo tipo de proveer información y capacitar a los representantes
legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños,
niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños,
niñas y adolescentes de sus datos personales, el derecho a la privacidad y
protección de su información personal y la de los demás.
PRINCIPIOS
De conformidad con la ley AGROTÉCNICO J.O S.A.S actuará en toda
recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios
que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de
la ley del HABEAS DATA, ellos son:
Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, AGROTÉCNICO J.O
S.A.S se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
Finalidad: AGROTÉCNICO J.O S.A.S informará al titular la finalidad del
tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con
la constitución y la ley.
Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá AGROTÉCNICO
J.O S.A.S con el consentimiento previo, expreso e informado del titular; o por
mandato legal o judicial.
Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales,
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
Transparencia: AGROTÉCNICO J.O S.A.S garantiza al titular el derecho a obtener
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
sus datos.
Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que AGROTÉCNICO J.O S.A.S
dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley
y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o
en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de
naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
Seguridad: La información sujeta a tratamiento por AGROTÉCNICO J.O S.A.S
será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas
que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar
la reserva de la información suministrada, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
TITULAR
Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos
personales, los distribuidores, empleados, prestadores de servicio, clientes,
usuarios, proveedores y en general, toda persona natural titular de los datos
personales que aparecen registrados en las bases de datos de AGROTÉCNICO
J.O S.A.S. En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus
representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus
datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los
derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la
información personal.
AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por AGROTÉCNICO J.O S.A.S se
requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser
obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de
consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S al momento de solicitar al titular la autorización,
deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el
dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los
derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.
La información de los datos personales podrá ser suministrada por
AGROTÉCNICO J.O S.A.S al titular, sus causahabientes, representante legal y/o
apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como presentar
consultas ante AGROTÉCNICO J.O S.A.S e interponer quejas ante la entidad
encargada de la protección de los datos personales.
Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando
AGROTÉCNICO J.O S.A.S incurra en conductas contrarias a la ley y la
Constitución.
Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que sean objeto de
tratamiento.
DEBERES
El titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y
garantizar, en todo momento a AGROTÉCNICO J.O S.A.S la veracidad de la
misma. AGROTÉCNICO J.O S.A.S no se hará responsable, en ningún caso, por
cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información
entregada por el titular.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S será el responsable del tratamiento de los datos
personales.
El área de servicio al cliente, ventas o atención directa con el cliente, será el área
encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de
AGROTÉCNICO J.O S.A.S a quien se le suministrará información de cada
empleado, prestador, operado, asociado, cliente, proveedor y en general de
cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y
que repose en una base de datos.
Los empleados encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y
tendrá a su cargo las siguientes funciones:
Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada directivo, empleado
o persona que dentro de la Empresa maneje o haya manejado algún tipo de
dato personal de los miembros de la Empresa, en el sentido de que estos
informen al departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los
usuarios de quien tengan datos personales.
Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros, el establecimiento de
las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos
o formularios que versen sobre créditos o datos personales.
Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros, el establecimiento de
las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales.
Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y
garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la
autorización otorgada.
Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta y se solicite por
este la modificación.
Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos
mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del
titular.
Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la
solicitud.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
El área administrativa de AGROTÉCNICO J.O S.A.S deberá velar para que
en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la
presente Política como de los documentos que la complementen
AGROTÉCNICO J.O S.A.S, realizará todos los ajustes de tipo contractual y
legal para que en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas
contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte
de empleados, directivos, proveedores, contratistas vinculados y otros
terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada
titular para el manejo de los datos personales.
Es responsabilidad de los trabajadores de AGROTÉCNICO J.O S.A.S
reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático,
violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos
personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización pertinente,
suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de
una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo
utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados
Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad
administrativa competente.
Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información
relacionada con el tratamiento de datos personales.
Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los
titulares de los datos personales.
Los demás consagrados en la ley.
RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
La presente política será aplicable en los casos en los que AGROTÉCNICO J.O
S.A.S requiera el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o
formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de
asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en
cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a
AGROTÉCNICO J.O S.A.S para la recolección y tratamiento de sus datos
personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y
laborales.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S podrá utilizar los datos personales del titular como
dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono
fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y
servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, AGROTÉCNICO J.O
S.A.S le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los
mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y
suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS
PERSONALES
AGROTÉCNICO J.O S.A.S garantizará a los titulares de la información, la
privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte
de terceros.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S dando aplicación al principio de autonomía, se reserva
la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa
en sus bases de datos.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y
administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S manifiesta que algunos de sus portales pueden
contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni
control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas
de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en
las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los
respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento
de su información.
En el sitio web de AGROTÉCNICO J.O S.A.S se establecerán las instrucciones
bajo absoluta seguridad para que cada usuario o titular de los datos personales
interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes ante AGROTÉCNICO J.O
S.A.S sobre cualquier tipo de corrección, modificación y/o supresión.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las Políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la
administración de AGROTÉCNICO J.O S.A.S o sean susceptibles de ser
conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales o en desarrollo de su
objeto social que deban ser aplicadas a las demás entidades que hacen parte de
la sociedad a la cual pertenece, de alianzas comerciales, de convenios o eventos
publicitarios, tanto de AGROTÉCNICO J.O S.A.S como de sus operados. En el
primer caso, AGROTÉCNICO J.O S.A.S actuará como responsable, en los demás
casos podrá tener la calidad de encargado o de responsable, dependiendo de si
los recibe de un tercero o ella misma los recaba.
Así mismo, será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en
territorio colombiano. Así como, cuando el responsable o el encargado del
tratamiento no resida en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o
tratados le sea aplicable la legislación colombiana.
DERECHO DE HABEAS DATA.
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.
Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte
Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el
tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o
archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta
el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo
que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste
el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información
personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información
públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos
con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley
Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales
como jurídicas
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de
Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data
desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada
anteriormente. De tal manera, que cualquier titular de datos personales tiene la
facultad de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en
cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas.
Bajo esta Ley General
REGISTRO NACIONAL DE POLÍTICAS Y/O BASES DE DATOS
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en
el país, y será de libre consulta para los ciudadanos.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S realizará el registro de sus políticas y/o bases de datos
ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que esta
establezca.
DERECHOS DE LOS TITULARES
a)Dirigirse a AGROTÉCNICO J.O S.A.S a través de los canales establecidos, los
cuales se indican en el Aviso de Privacidad de Datos, con el fin de conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan
a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AGROTÉCNICO J.O
S.A.S, salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando
no lo requiera. c) Ser informado por AGROTÉCNICO J.O S.A.S respecto del uso
dado a los datos personales recolectados, previa solicitud del Titular presentada a
través de los canales dispuestos para tales efectos. d) Presentar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581
de 2012 y sus decretos reglamentarios. e) Revocar, en aquellos casos que no se
enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar la supresión del
dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales
dispuestos por AGROTÉCNICO J.O S.A.S a sus datos personales que hayan sido
objeto de tratamiento.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S a través del Aviso de Privacidad de Datos informará
acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer
sus derechos de manera efectiva.
CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
AGROTÉCNICO J.O S.A.S establece como canales de comunicación con los
titulares:
E-m@il: agrotecnico.jo@une.net.co
Teléfono: 3106703159
CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a AGROTÉCNICO J.O S.A.S. deberán
dirigirse al correo electrónico: agrotecnico.jo@une.net.co
En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono:
3106703159 o dirigirse a: Calle 33 # 66 B -121Medellín (Ant)
CONSULTAS: Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus
causahabientes, serán atendidas por AGROTÉCNICO J.O S.A.S en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva
solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días
hábiles, debiendo AGROTÉCNICO J.O S.A.S informar previamente al interesado.
RECLAMOS: El titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en la base de datos de AGROTÉCNICO J.O S.A.S debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta
política, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área comercial, técnica o
administrativa, según fuere el caso, con la identificación del Titular, la descripción
de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos adjuntos
que se requieran.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá
prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo el área de control interno
informar al interesado los motivos de la demora.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si
transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado al área encargada en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas
sobre protección de datos personales, el titular debe tramitar inicialmente su
reclamo con AGROTÉCNICO J.O S.A.S a través de los medios y canales
dispuestos para tal fin.
NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
AGROTÉCNICO J.O S.A.S cuenta con un área que asegura el cumplimiento de
los requisitos exigidos en materia de protección de datos personales
Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados se incluyan
cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la
seguridad y privacidad de la información del Titular.
LEGISLACIÓN APLICABLE
Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
Ley 527 de 1999
Ley 1266 de 2008.
Ley 1273 de 2009.
Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886
de mayo 13 de 2014
Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional
ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente política de actualización iniciará su vigencia el día 21 de noviembre de
2019 y tendrá validez mientras AGROTÉCNICO J.O S.A.S ejerza su objeto social
en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por
parte de AGROTÉCNICO J.O S.A.S debiendo dar a conocer oportunamente a los
titulares de los datos personales, dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha entidad.